活用シーン

利用・活用シーン&おすすめ理由

省スペース化に!

①引越時の書類整理に

引越の時、書類整理に困ったことがありませんか?書類をPDF化してDVD-Rに記録しておけば引越先に余裕スペースが生まれます。また、他の荷物と一緒に梱包して、原本だけ弊社への配送を依頼するなどして手間が省くことも可能です。

 

②社員が増えたけど机がおけない・会議室が書類室になっている・・・

 

多いところでは、事務所のスペースの1/10を書類が占めているそうです。ひどいところでは、足下に書類がいっぱいで、もはやまともにデスクワークができないなんていう会社もあります。そんなときにも、PDF化は有効です。

電子化でスマート活用!

①隙間時間勉強用に

通勤時間などの隙間時間を利用して、資格試験や受験などの試験勉強をする人に電子化は有効です。PDF化すれば、お手持ちのスマートフォンなどでも閲覧可能になるため、いつでもどこでも、資料の閲覧が可能となります。

※PDFが閲覧可能かどうかは、スマートフォンやソフトに依存します。

 

②検索でスマートに閲覧する

 

電子化で一番便利なのは、検索できることだと思います。PDF化された文書内でキーワードを検索したり、見たい本のフォルダがわからない時に、本のタイトルや本文の一部から検索して見つけたりすることが可能となります。ただし、透明テキスト(OCR)処理されたPDFでなければ検索はできませんのでご注意ください。

※検索可能かどうかは、PCやスマートフォン、およびソフトウェアによります。

 

③プレゼンテーションソフトのように使う

PDF閲覧のためのフリーソフトである、Adobe Readerではフルスクリーンモードでプレゼンテーションソフトのスライドショーのように、一枚一枚全画面で表示することが可能です。以前提案した資料が紙でしか存在しなくても、PDF化しておけば、プロジェクターでプレゼンテーションすることが可能です。

 

④パスワードを設定することで、情報漏洩・無断コピーを防ぐ

紙の書類には、パスワードがかけれませんが、PDFにはパスワードが設定できますので、万が一データが盗まれたとしても情報漏洩や無断コピーを防ぐことができます。ご依頼いただけば、パスワード設定を行います。

※ただし、弊社がパスワードを知り得ているため、一時的・簡易的なセキュリティになります。

 

もっと効率的に電子化を行いたい人・企業

 

電子化にかかる工数は多大

多くの企業は電子化・ペーパーレス化に取り組んでいますが、過去の資料の電子化は時間がかかり苦労しているという企業が多いです。スキャナやコピー機を占領して電子化を行っても、実際には1時間に数冊程度できればいいほうです。時給換算していただければどれだけ無駄な作業をしているかがわかると思います。電子化に特化した一貫システムをもちいている弊社にお任せいただいた方が、コスト削減になると自負しております。

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